Příklad modernizace v dopravní zásilkové firmě

Představte si velkou dopravní firmu, která denně zajišťuje stovky zásilek pro firemní klienty po celé České republice. S rostoucím počtem zakázek a vozidel se však majitel firmy, Petr, začal potýkat s problémy, které začaly brzdit rozvoj podniku a komplikovaly jeho každodenní fungování. Modernizace se pro něj stala nezbytnou cestou, jak zefektivnit provoz a zlepšit organizaci firmy.

Když staré postupy nestačí: Problémy před modernizací

Plánování tras a alokace vozidel

Dispečink používal základní trasování pomocí Google Maps s manuálním zadáváním adres a bodů trasy. Tento proces byl velmi zdlouhavý a často vedl k neefektivním trasám, což způsobovalo vyšší náklady na palivo a prodlužovalo dobu doručení.

Komunikace s řidiči a řešení poruch vozidel

Když se některé vozidlo porouchalo, dispečink musel okamžitě reagovat. Řidiči byli informováni telefonicky nebo přes SMS zprávy, což znamenalo, že dispečink musel ručně přerozdělit trasy a zajistit, aby zbývající vozidla převzala zásilky z porouchaného vozidla. Tento postup byl nejen zdlouhavý, ale také často vedl k nedodržení termínů doručení, což ohrožovalo spolehlivost celé firmy.

Složité předávání klíčů mezi dispečinkem a řidiči

Předávání klíčů k vozidlům a jejich výměna při servisních úkonech nebo poruchách vozidel byly zdlouhavé a komplikované. Řidiči museli osobně dojíždět na centrálu, aby si klíče vyzvedli nebo je vrátili, což znamenalo ztrátu času, zejména při náhlých změnách směn nebo neplánovaných servisních úkonech. Často se stávalo, že řidiči a dispečeři na sebe museli čekat, což způsobovalo další zpoždění a zhoršovalo koordinaci.

Sledování zásilek a informování zákazníků

Zákazníci z firem museli volat do kanceláře, aby zjistili, kde se jejich zásilka nachází. Pracovníci kanceláře pak museli kontaktovat řidiče a ručně aktualizovat stav zásilek, což bylo zdlouhavé a často vedlo k nepřesným informacím.

Správa vozového parku, důležité termíny a školení řidičů

Veškeré údaje o vozidlech, jako jsou záznamy o údržbě, spotřebě paliva, důležitých termínech (servisy, platnost smluv, pojištění) a školeních řidičů, byly vedeny v papírových záznamech a několika nepropojených excelovských tabulkách. To vedlo k častým chybám, nedostatku přehledu o skutečných nákladech a zbytečným výpadkům způsobeným pozdní údržbou nebo prošlými smlouvami.

Moderní řešení v akci: Výsledky po modernizaci

Petr se rozhodl pro zásadní modernizaci firemních procesů pomocí digitálních nástrojů a automatizace. Tento krok zcela proměnil způsob, jakým jeho firma funguje.

Automatizované plánování tras

Nový systém umožnil automatické plánování tras pomocí systému, který automaticky zadával body do Google Maps na základě vložených údajů. Stačilo automaticky pracovat s adresami v objednávkach a systém sám vypočítal nejlepší trasu pro každé vozidlo. Tento systém výrazně zkrátil čas potřebný na plánování a snížil riziko zpoždění dodávek, což firmě přineslo výrazné úspory na palivu.

Digitální komunikace s řidiči a automatické přerozdělení tras

Řidiči nyní používají aplikaci na telefonu, která jim poskytuje všechny potřebné informace v reálném čase. Když dojde k poruše vozidla, systém automaticky přerozdělí zásilky mezi ostatní nejbližší vozidla, čímž se minimalizuje zpoždění a zajišťuje, že zákazníci dostanou své zboží včas. Aplikace také zajišťuje okamžitou komunikaci s dispečinkem, což eliminuje zbytečné zpoždění způsobené manuálními procesy.

Bezpečné a efektivní předávání klíčů

Petr zavedl používání smart produktu Votvíračka – bezpečnostní schránky, která funguje podobně jako boxy Zásilkovny. Klíče k vozidlům nyní mohou být bezpečně ukládané v těchto schránkách, přičemž přístup k nim mají pouze řidiči, kterým je klíč určen pomocí mobilní aplikace. Tento systém umožnil flexibilnější a rychlejší předávání klíčů nejen mezi řidiči, ale také při servisních úkonech nebo neplánovaných opravách. Navíc odstranil potřebu, aby na sebe řidiči a dispečeři museli čekat, což jim umožnilo převzít nebo odevzdat klíče i mimo běžnou pracovní dobu, například před začátkem směny nebo po jejím skončení. Tento prvek výrazně zlepšil organizaci a plynulost provozu.

Online sledování zásilek

Petr zavedl systém sledování zásilek, který umožňuje zákazníkům kdykoli zjistit, kde se jejich zboží nachází, pomocí online portálu. To snížilo počet telefonátů do kanceláře o 60 % a výrazně zlepšilo zákaznickou zkušenost, což vedlo ke zvýšení loajality firemních klientů.

Digitalizovaná správa vozového parku, důležité termíny a školení řidičů

Veškeré údaje o vozidlech, jejich údržbě, spotřebě paliva, důležitých termínech (servisy, platnost smluv, pojištění) a školeních řidičů jsou nyní spravovány v jednom centralizovaném systému. Tento systém automaticky generuje upozornění na nadcházející servisy, obnovu smluv a potřebná školení, čímž firma eliminuje riziko zbytečných výpadků a zajišťuje, že všechna vozidla jsou v optimálním stavu pro provoz.

Dlouhodobé výsledky modernizace

Po implementaci těchto změn zaznamenala Petrova firma dramatické zlepšení provozu. Automatizace a digitalizace nejen zkrátily čas potřebný k plánování a správě operací, ale také výrazně snížily náklady.

Zákazníci jsou spokojenější díky lepší komunikaci a přehledu o svých zásilkách.

Navíc, díky smart systému pro předávání klíčů, se podařilo eliminovat časové ztráty a zefektivnit celý proces správy vozového parku, což vedlo ke zvýšení spokojenosti zaměstnanců. Řidiči nyní pracují v prostředí, kde mají jasně dané a efektivní postupy, což zlepšilo jejich pracovní podmínky a snížilo stres. Dispečeři zase ocení jednodušší a rychlejší procesy, které zjednodušily jejich každodenní činnosti.

Jste připraveni na změnu?

A co vy? Poznáváte se v některých z těchto problémů? Zatěžuje vás neustálé řešení zpoždění, neefektivní komunikace nebo komplikovaná logistika? Pokud ano, možná je čas se zamyslet, jestli není vaše firma zbytečně zaseknutá v minulosti.

Modernizace už dávno není jenom pro ty, kteří chtějí být „in“ – je to otázka přežití a růstu. Začněte dnes a přetavte svoje problémy v příležitosti!

Neváhejte nás nezávazně kontaktovat a zjistit, jak vám můžeme pomoci na vaší cestě k vyšší výkonnosti a úspěchu.