Case Study: Digitalizace správy firemních vozidel u společnosti Labara s.r.o.

Jak přední výrobce elektroizolačních materiálů modernizoval rezervace firemních vozidel pomocí inovativního řešení Votvíračka od Nekorporát.

O klientovi

Labara s.r.o. je etablovaná česká firma založená v roce 1995, která se specializuje na výrobu a zpracování elektroizolačních materiálů pro elektrotechnický průmysl. Se sídlem ve Velké Bíteši společnost disponuje moderním strojním vybavením včetně CNC soustruhů, frézek a technologie vodního paprsku. Firma zaměstnává desítky specialistů a je certifikována podle ISO 9001:2015.

Společnost Labara se zaměřuje na komplexní dodávky pro elektrotechnický průmysl - od základních elektroizolačních materiálů přes jejich CNC opracování až po finální montáž komponentů. Díky své flexibilitě dokáže vyhovět jak požadavkům na kusovou výrobu, tak velkosériové dodávky.

Výchozí situace a výzvy

Původní systém rezervace vozidel

Společnost Labara dlouhodobě poskytovala zaměstnancům možnost zapůjčení firemních vozidel pro služební i osobní účely. Původní systém byl založen na klasickém kalendáři v Microsoft Outlook, kde administrátor ručně zapisoval všechny požadavky na rezervaci.

Hlavní problémy původního řešení:

Procesní neefektivnost:

• Všechny rezervace musely projít jednou osobou (administrátorem)
• Zájemci museli požadavky podávat telefonicky, emailem nebo osobně
• Fyzické vyzvedávání a vrácení klíčů u dispečera
• Časová náročnost koordinace, zejména o víkendech

Nedostatečná kontrola:

• Omezená možnost sledování, kde se klíče aktuálně nacházejí
• Riziko ztráty klíčů při předávání
• Složitá koordinace při změnách rezervací

Kapacitní omezení:

• Na začátku pouze jedno 8místné vozidlo, později rozšíření o druhé vozidlo
• Rostoucí počet zájemců o zapůjčení
• Potřeba efektivnějšího systému pro správu více vozidel
  

"Primárně nás u původního systému rezervace nic zásadního netrápilo. Uvítali jsme ale možnost celý systém udělat 'téměř bezkontaktní' - tedy bez toho, aby si zájemci o půjčení vozidla museli chodit do kanceláře pana dispečera pro klíče," vysvětluje administrátorka systému.

Rozhodnutí pro inovaci

Výběr řešení Votvíračka

Když se společnosti Labara dostala nabídka na implementaci inovativního systému Votvíračka od společnosti Nekorporát, vedení firmy se rozhodlo pro realizaci.

Klíčovými faktory rozhodnutí byly:

Inovativní přístup:

• Možnost bezkontaktního předávání klíčů
• Moderní technologické řešení s vizí budoucího rozvoje
• Eliminace nutnosti fyzické přítomnosti administrátora

Kvalita dodavatele:

• Inspirativní prezentace řešení panem Kočandrlem
• Profesionální následná spolupráce s panem Polačkem
• Důvěra v kvalitu a spolehlivost řešení
  

"Představení Votvíračky původně panem Kočandrlem a pak následující spolupráce s panem Polačkem byly inspirativní, zajímavé a inovativní, s vizí budoucího rozvoje využívání této služby. Jinou alternativu jsme nezvažovali," hodnotí rozhodovací proces administrátorka.

Řešení Votvíračka

O produktu

Votvíračka je inovativní systém pro bezpečné předávání klíčů a přístupových karet vyvinutý společností Nekorporát. Řešení kombinuje fyzickou bezpečnou schránku s chytrou webovou aplikací pro rezervace a správu.

Klíčové komponenty systému:

• Bezpečná venkovní schránka - odolná konstrukce z válcované oceli
• Webová aplikace - intuitivní rozhraní pro rezervace
• Mobilní ovládání - otevírání schránky přes smartphone
• Administrátorské rozhraní - kompletní správa systému

Technické specifikace:

• Celoroční venkovní použití (odolnost proti počasí)
• Modulární konstrukce umožňující rozšíření
• Vysoké zabezpečení proti vloupání
• Záložní napájení při výpadku elektřiny

Proces implementace

Instalace a spuštění systému

Implementace Votvíračky u společnosti Labara proběhla na konci října a zahrnovala několik klíčových fází:

Fáze 1: Příprava infrastruktury (2 týdny)

• Výběr a příprava vhodného umístění schránky
• Řešení ochrany před nepřízní počasí
• Zajištění IT infrastruktury (připojení, wi-fi, záložní zdroj)
• Instalace a testování hardware

Fáze 2: Migrace dat a nastavení (2 týdny)

• Převod všech stávajících rezervací ze starého systému
• Vytvoření informačních materiálů pro uživatele
• Získání kontaktních údajů všech uživatelů
• Nastavení bezpečnostních parametrů

Fáze 3: Školení a spuštění (2 týdny)

• Osobní rozhovor s každým uživatelem
• Získání souhlasu s bezpečnostními pravidly
• Školení ohledně povinnosti silného hesla
• Postupné zpřístupnění systému novým uživatelům

Specifika implementace:

• Celý proces probíhal v předvánočním období s vysokou pracovní zátěží
• Nutnost získání podpisů k souhlasu s bezpečnostním nastavením
• Důraz na edukaci uživatelů ohledně cyberbezpečnosti

Současné využití a fungování

Provozní model

Vozidlový park:

• 2 vozidla: jedno 8místné a jedno 7místné
• Využití pro služební účely (veletrhy, přeprava hostů)
• Možnost zapůjčení zaměstnancům pro osobní účely
• Plánované rozšíření o obytné vozidlo

Administrace systému:

• Hlavní administrátor + dispečer jako záložní
• Centralizovaná správa přes jednu osobu
• Možnost podpory při složitějších situacích

Rezervační proces:

• Uživatelé si sami kontrolují dostupnost vozidel
• Samostatná tvorba rezervací přes webovou aplikaci
• Automatické otevírání schránky pomocí mobilu
• Potvrzování vrácení klíčů v aplikaci

Dosažené výsledky a přínosy

Kvantifikovatelné přínosy

Úspora času:

• Eliminace nutnosti osobních návštěv u administrátora
• Odstranění telefonických dotazů na dostupnost vozidel
• Snížení času stráveného s vyřizováním požadavků
• Flexibilní vyzvedávání a vrácení bez časových omezení

Provozní efektivita:

• Bezkontaktní předávání klíčů 24/7
• Automatická kontrola dostupnosti vozidel
• Snížení rizika ztráty klíčů
• Lepší přehled o využívání vozidel

Kvalitativní zlepšení

Uživatelský komfort:

• Možnost rezervace kdykoliv přes webové rozhraní
• Okamžitá zpětná vazba o dostupnosti termínů
• Flexibilita při vyzvedávání a vrácení vozidel
• Eliminace závislosti na pracovní době administrátora

Administrátorské výhody:

• Centralizovaný přehled všech rezervací
• Automatizace rutinních úkonů
• Lepší kontrola nad stavem klíčů
• Snížení množství přerušování při práci
  

"Uživatel si sám může zjistit, zda je vozidlo v daném termínu k dispozici, nemusí chodit za mnou do kanceláře nebo telefonovat. A pro klíče se také nemusí chodit do kanceláře k panu dispečerovi, tedy odpadá čas strávený se zájemci o vypůjčení," shrnuje hlavní přínosy administrátorka.

Uživatelská zkušenost a přijetí

Přijetí mezi zaměstnanci

Pozitivní reakce:

• Zaměstnanci systém využívají s radostí
• Obě vozidla jsou hojně využívaná
• Rezervace probíhají i na termíny v příštím roce
• Rostoucí trend využívání vozidel pokračuje několik let

Vzorce využívání:

• Letní termíny se obsazují už na začátku roku
• Vysoká poptávka po víkendových termínech
• Pravidelní uživatelé si rychle zvykli na nový systém
• Minimální potřeba technické podpory

Feedback od uživatelů:

• Oceňují možnost kdykoliv zkontrolovat dostupnost
• Flexibilita vyzvedávání vyhovuje jejich potřebám
• Jednoduché ovládání webové aplikace
• Rychlé zvyknutí si na nový proces

Řešení specifických situací

Flexibilita systému v praxi

Příklad 1: Předání mimo schránku

• Situace: Uživatel vracel vozidlo po půlnoci, další si měl vyzvednout v 6:00
• Řešení: Předání klíčů přímo mezi uživateli na stejné ulici
• Systém: V aplikaci provedeno standardně s potvrzením vrácení
• Výsledek: Bez problémů vyřešeno s podporou administrátorky

Příklad 2: Havárie a změna vozidel

• Situace: Poškození vozidla o víkendu před zahraniční služební cestou
• Řešení: Operativní přerozdělení druhého vozidla
• Systém: Předávání klíčů z ruky do ruky bez změn v aplikaci
• Výsledek: Všichni rezervovaní uživatelé měli vozidlo k dispozici

Adaptabilita řešení

Tyto příklady demonstrují flexibilitu systému Votvíračka, který dokáže:

• Podporovat nestandardní situace
• Umožňovat kreativní řešení problémů
• Kombinovat digitální a analogové procesy
• Zachovávat funkčnost i při výjimečných okolnostech

Technické aspekty a bezpečnost

Zabezpečení systému

IT bezpečnost:

• Správa bezpečnosti IT oddělením firmy
• Administrátorské přístupy nejsou nikde sdílené
• Požadavek silného hesla pro webovou aplikaci
• Povinnost silného hesla pro emailové účty uživatelů

Fyzická bezpečnost:

• Robustní konstrukce schránky odolná povětrnostním vlivům
• Zabezpečení proti vloupání
• Záložní napájení při výpadku elektřiny
• Pravidelná kontrola funkčnosti

Uživatelská bezpečnost:

• Písemný souhlas uživatelů s bezpečnostními pravidly
• Edukace o důležitosti silných hesel
• Jasná pravidla používání systému
• Odpovědnost za zapůjčená vozidla

Servis a podpora

Technická podpora

Servisní zkušenosti:

• Pouze jeden technický problém na začátku provozu (problém se zámkem)
• Rychlá reakce servisního technika
• Profesionální vyřešení problému "doladěním" zařízení
• Od té doby bezproblémový provoz

Ongoing podpora:

• Dostupnost technické podpory při potřebě
• Kvalitní dokumentace dodaná s produktem
• Kontakty na servisní tým na webových stránkách
• Minimální potřeba využívání podpory v praxi

Chybějící funkcionality:

• Možnost zobrazit konkrétní jména rezervujících uživatelů
• Funkce náhradníka pro obsazené termíny (podobně jako v Outlook kalendáři)
• Detailnější statistiky o využívání vozidel

Budoucí plány a rozvoj

Plánovaná rozšíření

Rozšíření vozového parku:

• Přidání obytného vozidla do systému
• Závislost na rozhodnutí správce obytného vozu
• Potenciál pro další firemní vozidla

Funkcionalní rozšíření:

• Integrace s dalšími systémy správy vozidel
• Možnost propojení s účetnictvím pro sledování nákladů
• Rozšíření reportingu a analytiky

Strategické využití

Dlouhodobá vize:

• Votvíračka jako standard pro správu firemních zdrojů
• Možnost využití pro jiné druhy klíčů (kanceláře, sklady)
• Inspirace pro další digitální procesy ve firmě

Doporučení a závěr

Zkušenosti a doporučení

Pro firmy zvažující implementaci: "Určitě ano. Při provedení správné prvotní konfigurace a přizpůsobení požadavkům firmy je to přínos," doporučuje administrátorka systému.

Klíčové faktory úspěchu:

1. Důkladná prvotní konfigurace přizpůsobená specifickým potřebám firmy
2. Kvalitní onboarding uživatelů s důrazem na bezpečnost
3. Flexibilní přístup k nestandardním situacím
4. Spolehlivá technická podpora od dodavatele

Rady pro implementaci:

• Představit si konkrétní situace, které mohou při provozu nastat
• Připravit uživatele na bezpečnostní požadavky
• Zajistit záložní napájení a kvalitní internetové připojení
• Neplánovat spuštění na období vysoké pracovní zátěže

Hlavní přínosy řešení Votvíračka

Technologické výhody:

• Moderní, intuitivní řešení nahrazující zastaralé procesy
• Bezkontaktní provoz 24/7 bez časových omezení
• Vysoká spolehlivost a bezpečnost systému
• Modulární konstrukce umožňující budoucí rozšíření

Provozní benefity:

• Dramatické snížení administrativní zátěže
• Eliminace přerušování při práci kvůli rezervacím
• Lepší kontrola nad firemními vozidly a klíči
• Zvýšená spokojenost zaměstnanců

Ekonomické přínosy:

• Úspora času administrátora i uživatelů
• Snížení rizika ztráty klíčů
• Optimalizace využívání firemních vozidel
• Rychlá návratnost investice

O dodavateli a produktu

Nekorporát - dodavatel řešení

Nekorporát se specializuje na vývoj a implementaci inovativních digitálních řešení pro efektivnější správu firemních procesů. Společnost se zaměřuje na uživatelsky přívětivé technologie, které reálně zlepšují pracovní život organizací.

Votvíračka - inovativní produkt

Votvíračka představuje unikátní řešení pro bezpečné předávání klíčů a přístupových materiálů. Produkt vznikl z vlastních potřeb IT firmy Nekorporát a je navržen s důrazem na jednoduchost, spolehlivost a bezpečnost.

Kontakt pro více informací:

• Nekorporát: Ondřej Bumbálek, ondrej.bumbalek@nekorporat.cz, +420 739 273 508 (obchodní ředitel)
• Votvíračka: www.votviracka.cz

"I když za naši firmu si nepřipadáme tak ukázkový model s širokým využitím," uzavírá skromně administrátorka, přesto case study společnosti Labara s.r.o. jasně demonstruje, jak může i relativně jednoduché technologické řešení významně zlepšit každodenní procesy a zvýšit spokojenost zaměstnanců.

Podívejte se, jak Nekorporát může pomoci i vám: