Case Study: Smart boxy ve službách dopravy: Digitalizace předávání dokumentů a hotovosti ve společnosti ZDAR

Bezpečné předávání dokumentů a hotovosti pomocí řešení Jobka + Votvíračka

O společnosti ZDAR

ZDAR je dopravní společnost zaměřující se na autobusovou a nákladní dopravu. Firma má zaměstnance, kteří se pravidelně pohybují v zahraničí, a potřebovala řešit bezpečné předávání důležitých dokumentů a finanční hotovosti mezi zaměstnanci a vedením.

O aplikaci Jobka

Jobka je komplexní firemní aplikace určená pro komunikaci a řízení procesů v organizacích. Umožňuje efektivní předávání informací mezi zaměstnanci, správu dokumentů a propojení s externími systémy. Aplikace nabízí moduly pro HR, výrobu, BOZP, messenger a další, přičemž se vyznačuje rychlým nasazením do 10 dnů a intuitivním ovládáním.

O systému Votvíračka

Votvíračka je systém bezpečnostních boxů určených pro automatické předávání zásilek, dokumentů a dalších předmětů. Hardware se skládá z chytrých schránek s elektronickým zámkem, které umožňují bezpečné uložení a vyzvednutí pouze oprávněným osobám. Systém funguje 24/7 a je ideální pro firmy s nepravidelnými pracovními hodinami.

O společnosti Nekorporát

Nekorporát je dodavatel inovativních technologických řešení pro firmy, který se specializuje na propojování různých systémů a vytváření ucelených řešení pro optimalizaci firemních procesů. Společnost poskytuje komplexní služby od návrhu přes implementaci až po následnou podporu.

Výzva: Bezpečnost a efektivita předávání

Původní situace

Společnost ZDAR čelila několika klíčovým problémům:

• Bezpečnostní rizika: Důležité dokumenty a finanční hotovost zůstávaly na recepci, kde byly přístupné neautorizovaným osobám, včetně noční ostrahy
• Nedostatečná kontrola: Nebylo možné zajistit, že dokumenty a peníze se dostanou přímo ke konkrétnímu zaměstnanci
• Časová nevázanost: Řidiči se vracejí z cest kdykoli během dne i noci, kdy není přítomno vedení firmy

„Naším cílem bylo zajistit bezpečné předání finanční hotovosti – konkrétně tak, aby se dostala přímo do rukou určených osob a zbytečně se neválela na recepci,“ vysvětluje Jitka Škorpíková, personalistka společnosti ZDAR.

Hledané řešení

Společnost potřebovala systém, který by:

• Umožnil bezpečné předávání dokumentů a hotovosti 24/7
• Zajistil doručení pouze konkrétní osobě
• Fungoval nezávisle na pracovní době administrativních zaměstnanců
• Byl jednoduchý na používání pro všechny zaměstnance

Řešení: Kombinace Jobka + Votvíračka

Rozhodovací proces

Iniciátorem řešení byl ředitel společnosti, který se setkal s informacemi o existenci podobných systémů. Díky tomu, že ZDAR není korporátní společnost a nemá zdlouhavé procesy, bylo možné rychle schválit investici s správní radou.

Implementované řešení

Hardware: Dva řady bezpečnostních boxů Votvíračka umístěných na zdi, připojených přes samostatný modem se SIM kartou (bez připojení k firemní síti)

Software: Integrace s aplikací Jobka, která umožňuje:

• Vyhledávání zaměstnanců podle začátečních písmen jména
• Automatické notifikace při vložení zásilky
• Administrátorský přístup pro ředitele a další pověřené osoby

Technická specifika

• Síťové připojení: Boxy jsou připojeny přes samostatný modem se SIM kartou, čímž je zajištěna úplná nezávislost na firemní síti
• Administrace: Více administrátorských přístupů pro případ nouze
• Uživatelé: Možnost omezit zobrazení zaměstnanců podle skupin a filtrování podle písmen

Výsledky a přínosy

Bezpečnostní přínosy

• 100% bezpečnost: Dokumenty a hotovost se dostanou pouze k určené osobě
• Eliminace rizik: Žádné finanční prostředky nezůstávají volně přístupné na recepci
• Kontrola přístupu: Pouze autorizované osoby mohou přistupovat k jednotlivým boxům

Provozní přínosy

• 24/7 dostupnost: Řidiči mohou předávat dokumenty kdykoli po návratu z cest
• Časová flexibilita: Vedení nemusí být fyzicky přítomno pro předání dokumentů
• Zlepšená komunikace: Zaměstnanci mají větší jistotu a pohodlí při předávání důležitých dokumentů

„Zaměstnanci se cítí jistěji, když vědí, že mohou dokumenty předat bezpečně a bez obav, že by se někde volně povalovaly,“ popisuje Jitka Škorpíková, personalistka společnosti ZDAR.

Adopce mezi zaměstnanci

Míra využívání dosahuje přibližně 60-70 % zaměstnanců. Někteří zaměstnanci stále preferují přímou komunikaci, ale oceňují možnost využít systém podle potřeby.

Praktické využití

Primární použití

• Klíče a dokumenty: Předávání klíčů od vozidel a dokumentů o přepravě
• Nákladní doprava: Dokumenty o skládání palet a další provozní dokumentace
• Finanční prostředky: Bezpečné předávání záloh na cestovné před odjezdem do zahraničí
• Personální dokumenty: Interní předávání dokumentů mezi odděleními

Sekundární využití

Systém se ukázal jako užitečný i pro běžnou interní komunikaci - například personalista ve 3. patře může předat dokumenty bez nutnosti osobního setkání s kolegy z jiných oddělení.

Zkušenosti a doporučení

Pozitiva

• Spolehlivost: Systém funguje stabilně bez větších technických problémů
• Jednoduchost: Intuitivní ovládání nevyžaduje rozsáhlé školení
• Flexibilita: Možnost použití pro různé typy dokumentů a účely
• Síťová nezávislost: Připojení přes SIM kartu zajišťuje plnou nezávislost na firemní IT infrastruktuře

Omezení a bezpečnostní zjištění

• Velikost boxů: Hlavní omezení představuje velikost schránek - dokumenty v šanonech nebo větší balíky se nevejdou
• Fyzická bezpečnost: IT oddělení identifikovało, že servisní klíče umožňují přístup k obsahu boxů z boku, což vyžadovalo dodatečné zabezpečení úschovy těchto klíčů vzhledem k předávání finanční hotovosti
• Doporučení pro budoucí projekty: Variabilní velikosti boxů by významně rozšířily možnosti využití

„Kdybych tehdy měla přesnější informace o možnostech velikostí schránek, určitě bych zvolila jednu větší místo dvou menších – z praktického hlediska by to bylo mnohem pohodlnější,“ hodnotí zpětně Jitka Škorpíková.

Školení a zavádění

Školení probíhalo prostřednictvím nadřízených a testování s vybranými zaměstnanci. Informace se postupně předávaly těm, kteří systém nejvíce potřebovali - především dispečerům a řidičům.

Doporučení pro jiné firmy

Společnost ZDAR by jednoznačně doporučila řešení Jobka + Votvíračka dalším firmám, které:

• Potřebují bezpečně předávat dokumenty a finanční prostředky
• Mají zaměstnance pracující v nepravidelných hodinách
• Hledají způsob, jak zefektivnit interní workflow při předávání fyzických dokumentů
• Chtějí zajistit, aby se důležité materiály dostaly pouze k oprávněným osobám

„Pokud firma hledá bezpečný způsob, jak předávat dokumenty nebo finanční hotovost v rámci fungujícího interního systému, pak tohle řešení rozhodně doporučuji,“ shrnuje své zkušenosti Jitka Škorpíková.