Jak odhalit slabiny procesu za 30 minut pomocí Story Mappingu

Story mapping je jednou z nejjednodušších metod, jak zjistit, proč váš firemní proces drhne, a co s tím dělat. Určitě jste si už říkali, že optimalizace může být zdlouhavá a komplikovaná, plná složitých diagramů nebo zbytečných popisů. Nemusíte se ale obávat, protože story mapping je rychlý a efektivní nástroj, který vám opravdu pomůže.

Považujeme story mapping za jeden z nejlepších nástrojů pro kohokoliv, kdo chce zlepšit své procesy. Proč? Jednak kvůli jeho jednoduchosti, a jednak kvůli vizualizaci. Lidé jsou vizuální tvorové, a když jim na jeden slide nebo jednu stránku dáte proces "před" a "po", hned to pochopí. V tom je story mapping jedinečný – zatímco jiné systémy vás mohou zahltit komplikovanými vizualizacemi nebo zdlouhavým textem, tato metoda vám umožní vše vidět v jasných a přehledných souvislostech.

Story mapping jsme už využili v naší Šikovné knížce pro podnikání, konkrétně jako jedno z řešení v kapitole „Mám potíže s implementací nových technologií do stávajících procesů“. Dnes se ale podíváme podrobněji a ukážeme si ve větším detailu.

Co je to Story Mapping?

Story mapping je jednoduchá a účinná metoda, jak si udělat přehled o vašem procesu od začátku až do konce. Místo toho, abyste se ztráceli v dlouhých popisech nebo složitých diagramech, získáte jasnou vizualizaci všech kroků. Tento nástroj vám umožní pochopit, kde váš proces drhne a jak ho vylepšit.

Díky story mappingu uvidíte všechny části procesu jako na dlani. Můžete se podívat na každý krok, kde jsou zbytečné překážky, kde to zpomaluje, a jak to všechno zjednodušit.

Na tomto jednoduchém příkladu si ukážeme, jak funguje story mapping – jde o „proces“ typického ranního vstávání do práce. Když si obrázek rozkliknete, uvidíte, že Story mapping se skládá ze tří hlavních komponent

• Aktivita
• Úkoly
• Kroky

A teď si představte, že vám ráno nezazvoní budík. Jak asi bude vypadat vaše příprava do práce? Bude to třeba jako na obrázku níže? Klikněte na obrázek pro větší detail.

Výhody Story Mappingu

Proč byste měli story mapping vyzkoušet?

Jednoduchý a přehledný nástroj

Zatímco jiné metody vás nutí prokousávat se složitými texty nebo diagramy, story mapping vám umožní rychle a jednoduše vidět celý proces na jednom místě.

Rychlá identifikace problémů

Díky vizualizaci můžete během pár minut zjistit, kde to nefunguje, co je zbytečné nebo kde se proces zpomaluje. Žádné dlouhé analýzy – odpověď máte hned před sebou.

Zlepšuje komunikaci v týmu

Když má každý před sebou přehlednou mapu procesu, je mnohem snazší vysvětlit, co je potřeba změnit. Ušetříte si spoustu času, který byste jinak strávili vysvětlováním a debatami.

Jak začít se Story Mappingem – krok za krokem

Nyní se podívejme, jak můžete začít s vlastní story mapou:

Příprava

1. Vyberte proces, který chcete zmapovat: Možná už tušíte, kde vás tlačí bota. Začněte tam.
2. Zapojte klíčové členy týmu: Ti, kteří proces znají nejlépe, vám pomohou odhalit jeho skutečnou podobu.
3. Zvolte vhodný nástroj: Může to být tabule, papír, nebo digitální nástroj. Hlavně ať je to pro vás přehledné.

Zmapování současného procesu

Projděte si každý krok tak, jak opravdu probíhá. Nešetřete detaily. I ten nejmenší krok může mít velký dopad.

Vytvoření ideálního procesu

Teď se zamyslete: Jak by to vypadalo, kdyby to šlo ideálně? Zapomeňte na všechna omezení a představte si ten nejlepší možný scénář.

Identifikace slabých míst

Porovnejte současný stav s ideálním a označte si všechna místa, kde je prostor pro zlepšení. A máte to – hotový přehled, kde můžete začít.

Příklady Story mappingu

PŘÍKLAD 1: Story Mapping ve výrobní firmě

Karel, majitel menší výrobní firmy v Brně, specializující se na kovové konstrukce pro stavební projekty, věděl, že jeho procesy nejsou optimální, ale představa složitých debat, komplikovaných grafů a nekonečných tabulek ho doslova děsila. Nevěděl, kde začít a jak se vyhnout tomu, aby jeho snaha o zlepšení nepřinesla jen další chaos.

Jednoho dne nás však potkal na konferenci, kde jsme propagovali mimo jiné i metodu story mappingu, protože dobře víme, jak jednoduše a efektivně dokáže firmám pomoci. Karel se rozhodl tuto metodu vyzkoušet, s nadějí, že to konečně nebude tak složité, jak si původně myslel.

Jak Karel začal se Story Mappingem

Karel se rozhodl zaměřit na proces výroby kovových konstrukcí, protože právě tam docházelo nejčastěji ke zpožděním a nedorozuměním mezi zaměstnanci. Vzal si velkou tabuli a společně s hlavním mistrem a vedoucím skladu se pustili do práce.

Karel začal tím, že popsal hlavní aktivity, které se ve výrobě odehrávají:

1. Příjem zakázky – Kdy zákazník poptává konkrétní konstrukci.
2. Plánování výroby – Rozhodnutí o materiálu, lidech a času potřebném k výrobě.
3. Výroba – Samotná práce na kovové konstrukci.
4. Kontrola kvality – Zajištění, že konstrukce splňuje všechny požadavky.
5. Odeslání hotového výrobku – Doručení zákazníkovi.

Každou z těchto hlavních aktivit pak rozdělili na konkrétní úkoly a kroky. Tímto způsobem vznikla jasná vizuální mapa, která ukázala, jak proces skutečně probíhá – včetně všech zbytečných kroků a míst, kde to vázne.

Co Karel odhalil díky Story Mappingu

Během pouhé hodiny Karel a jeho tým zjistili několik zásadních problémů:

• Při příjmu zakázky docházelo často k nedorozumění ohledně specifikací, protože informace nebyly jednotně zaznamenávány.
• V plánování výroby chyběla jasná komunikace mezi vedoucím výroby a skladem, což vedlo ke zpoždění při objednávání materiálu.
• Výroba byla často přerušena kvůli nedostatku nářadí nebo chybějícím materiálům, protože nebyl nikdo, kdo by na to včas upozornil.
• Kontrola kvality nebyla důsledná, protože zaměstnanci nevěděli, jaké parametry jsou pro zákazníka klíčové.

Co se změnilo po optimalizaci

S využitím story mappingu se Karel rozhodl upravit celý proces:

1. Příjem zakázky – Zavedl jednoduchý digitální formulář, který vyplní každý zákazník a který obsahuje všechny potřebné informace. Díky tomu už nedochází k chybám v zadání zakázky.
2. Plánování výroby – Tým začal používat společný online kalendář, kam vedoucí výroby a skladník zapisují veškeré potřeby a informace o materiálech.
3. Výroba – Zaměstnanci mají přehledný seznam potřebného nářadí a materiálu předem, takže výroba už nestojí.
4. Kontrola kvality – Byly definovány jasné kontrolní body a zodpovědnosti, takže každý ví, co má kontrolovat, než výrobek odejde zákazníkovi.

Výsledek

Karel byl překvapený, jak snadné to ve skutečnosti bylo. Žádné nekonečné schůzky, žádné složité grafy – jen jasný přehled toho, co se ve firmě skutečně děje a kde je třeba udělat změny. Díky story mappingu Karel zefektivnil své procesy a nejenže ušetřil čas, ale také zlepšil komunikaci v týmu a spokojenost svých zákazníků.

Přesně to je kouzlo story mappingu – pomáhá vám zaměřit se na to, co je opravdu důležité, a najít jednoduchá řešení, která mají velký dopad. A jak říká Karel: „Kdybych věděl, jak je tohle jednoduché, pustil bych se do toho už dávno.”

PŘÍKLAD 2: proces náboru zaměstnanců

PŘED optimalizací

PO optimalizací

PŘÍKLAD 3: Zpracování zákázky

PŘED optimalizací

PO optimalizací

Co dělat po identifikaci problémů?

Jakmile odhalíte slabiny ve vašem procesu, nastává čas jednat:

• Automatizujte opakující se úkoly: Využijte software, který vám ušetří čas a uvolní ruce pro důležitější práci
• Zjednodušte komunikaci: Vytvořte jasné kanály pro předávání informací
• Odstraňte zbytečné kroky: Pokud něco není potřeba, zbavte se toho

A pokud si nejste jisti, jak přesně na to, kontaktujte nás v Nekorporátu. Jsme experti na optimalizaci procesů a rádi vám ukážeme, jak to udělat co nejlépe.

Přínos pro vaši firmu

Díky tomu, že vidíte celý proces najednou, můžete okamžitě rozhodnout, kde je třeba něco změnit. Když všichni vidí totéž, můžete rychle a jednoduše diskutovat a jednat.

Story mapping je proto jedním z nejlepších způsobů, jak rychle a efektivně odhalit slabiny ve vašich procesech. Dává vám přehled, zlepšuje spolupráci a šetří čas i peníze. A pokud potřebujete pomoci s implementací této metody nebo máte pocit, že by se vám hodila odborná rada, obraťte se na nás v Nekorporátu. Máme zkušenosti, které potřebujete, abychom vám pomohli ušetřit čas, zlepšit procesy a posunout váš byznys na vyšší úroveň.

Není třeba složitostí, stačí se ozvat.